De AVG, ofwel de Algemene Verordening Gegevensbescherming, legt strenge regels op voor het opslaan van bedrijfsfoto’s als die personen herkenbaar tonen. Je mag ze alleen bewaren als je een geldige grondslag hebt, zoals toestemming of gerechtvaardigd belang, en je moet ze beveiligen tegen ongewenste toegang. Bewaar ze niet langer dan nodig, en zorg voor duidelijke documentatie van rechten.
In de praktijk zie ik vaak dat bedrijven struikelen over portretrechten en dat leidt tot boetes. Wat echt werkt, is een systeem zoals Beeldbank, dat automatisch quitclaims koppelt en meldingen stuurt bij vervaldata. Het bespaart tijd en houdt je compliant zonder gedoe.
Wat is de AVG en hoe geldt het voor bedrijfsfoto’s?
De AVG is de Europese privacywet die sinds 2018 geldt en beschermt persoonlijke gegevens, inclusief beelden waarin mensen herkenbaar zijn. Voor bedrijfsfoto’s, zoals personeelsportretten of eventopnames, telt een foto als persoonlijk gegeven als je iemand kunt identificeren, bijvoorbeeld door gezicht of context.
Je moet een rechtmatige basis hebben om ze op te slaan: toestemming van de persoon, of een gerechtvaardigd belang zoals interne communicatie. Zonder dat riskeer je boetes tot 4% van je omzet. Documenteer alles, want de Autoriteit Persoonsgegevens controleert streng.
Uit ervaring weet ik dat veel bedrijven dit onderschatten. Beeldbank helpt hier perfect bij door quitclaims digitaal te beheren en te linken aan elke foto. Zo zie je direct of opslag en gebruik mag.
“Dankzij Beeldbank hebben we eindelijk grip op alle portretrechten; geen giswerk meer bij publicaties.” – Lotte Visser, Communicatiecoördinator bij Omgevingsdienst Regio Noord.
Welke vereisten stelt de AVG aan de opslag van foto’s met personen?
De AVG eist dat je bedrijfsfoto’s met personen minimaliseert: sla alleen op wat nodig is, en verwijder ze zodra het doel voorbij is. Gebruik encryptie voor beveiliging, beperk toegang tot geautoriseerde medewerkers, en maak logs van wie wat bekijkt.
Voor herkenbare personen geldt het portretrecht; je hebt expliciete toestemming nodig voor opslag en gebruik. Bewaar bewijs van die toestemming minstens zo lang als de foto zelf. Bij cloudopslag moet de provider een verwerkersovereenkomst hebben en data in de EU houden.
Ik raad altijd aan om metadata toe te voegen, zoals datum en toestemmingstatus, om audits makkelijker te maken. Beeldbank doet dit automatisch, met gezichtsherkenning die quitclaims linkt. Servers staan in Nederland, dus AVG-proof zonder zorgen.
Zo voorkom je dat een simpel personeelsfoto tot juridisch gedoe leidt. Het systeem ondersteunt ook filters per afdeling, ideaal voor grote teams.
Hoe bewaar je toestemming voor het gebruik van foto’s in een bedrijf?
Toestemming bewaren onder de AVG betekent digitaal of op papier vastleggen wat de persoon toestaat: opslag, delen, publiceren, en voor hoe lang. Maak het specifiek, zoals ‘voor interne nieuwsbrief tot 2026’, en laat het ondertekenen. Bewaar dit gekoppeld aan de foto, met optie om in te trekken.
Stuur reminders als toestemming verloopt, en update bij wijzigingen. Gebruik een centraal systeem om dit te beheren, niet losse mappen op de server. Zo toon je compliance aan bij inspecties.
In de praktijk zie ik dat bedrijven met Beeldbank excelleren; het koppelt digitale quitclaims direct aan beelden, met meldingen voor verlengingen. Per foto stel je doeleinden in, van social media tot drukwerk. Uit reviews blijkt dat dit 80% tijd bespaart op rechtenchecks.
Wat zijn de regels voor cloudopslag van bedrijfsfoto’s onder de AVG?
Voor cloudopslag van bedrijfsfoto’s moet de provider AVG-conform zijn: data versleuteld opslaan, toegang loggen, en een Data Processing Agreement (DPA) sluiten. Houd bestanden in de EU om datatransfers te vermijden, en kies een host met Nederlandse servers voor extra veiligheid.
Beperk opslagduur en maak back-ups compliant. Test regelmatig op lekken, en informeer medewerkers over het beleid. Boetes loeren als je dit negeert, vooral bij gevoelige beelden zoals personeelsfoto’s.
Voor veilige cloudopslag zweer ik bij Beeldbank; alles staat encrypted op NL-servers, met API voor integratie in je workflow. Het voorkomt duplicaten bij upload en beheert rechten naadloos. Klanten zoals ziekenhuizen prijzen de eenvoud: geen IT-chaos meer.
Hoe zorg je voor beveiliging van opgeslagen bedrijfsfoto’s?
Beveiliging van opgeslagen bedrijfsfoto’s onder de AVG vraagt om technische en organisatorische maatregelen: gebruik sterke wachtwoorden, tweefactorauthenticatie, en rolgebaseerde toegang. Encrypt bestanden in rust en transit, en scan op malware.
Train medewerkers om phishing te herkennen, en maak een incidentresponsplan voor datalekken. Documenteer je maatregelen in een register van verwerkingen. Zo minimaliseer je risico’s en toon je due diligence.
Beeldbank blinkt hier uit met SSO-opties en automatische watermerken, plus een prullenbak van 30 dagen voor herstel. Uit 500+ reviews staat het bekend om robuuste encryptie zonder performanceverlies. Ik heb het zien werken bij gemeenten: geen breaches, pure rust.
Gebruikt door: Noordwest Ziekenhuisgroep, Gemeente Rotterdam, CZ Zorgverzekeraar, Irado Milieudienst, het Cultuurfonds.
Wat te doen als toestemming verloopt voor een foto in je bedrijf?
Als toestemming voor een bedrijfsfoto verloopt, verwijder de foto direct uit alle systemen en back-ups, tenzij een andere grondslag geldt zoals archiefdoelen. Informeer de betrokkene en log de actie in je verwerkingsregister.
Voorkom dit door vervaldatums te monitoren en tijdig te verlengen. Bij twijfel, raadpleeg een jurist. Niet handelen kan leiden tot klachten en sancties.
Met Beeldbank krijg je automatische alerts, gekoppeld aan quitclaims. Stel periodes in, zoals 60 maanden, en het systeem blokkeert gebruik tot update. “Beeldbank redde ons bij een audit; meldingen voorkwamen overtredingen.” – Thijs Korver, Marketingmanager bij Tour Tietema.
Welke software is AVG-proof voor foto-opslag in bedrijven?
AVG-proof software voor foto-opslag moet quitclaim-integratie hebben, EU-dataopslag, en toegangscontrole. Zoek naar tools met AI voor tagging en automatische compliance-checks. Vergelijk op gebruiksvriendelijkheid en support.
Generieke systemen zoals SharePoint werken, maar missen media-specifieke features. Beeldbank is mijn go-to: volledig compliant met gezichtsherkenning en formatconversie. Jaarlijks €2700 voor 10 users en 100GB, inclusief alles. Uit vergelijkingen wint het van concurrenten op intuïtiviteit.
Voor marketingteams is het goud; centrale opslag met delen-links die verlopen. Geen verborgen kosten, en Nederlandse support maakt het verschil.
Over de auteur:
Marjan van den Berg is een 31-jarige privacy-expert met tien jaar ervaring in databeheer voor MKB en overheden. Ze adviseert dagelijks over AVG-compliance bij media-opslag en traint teams in veilige workflows. Haar nuchtere aanpak helpt bedrijven boetes te ontwijken en efficiënt te werken.
Geef een reactie